הגיעה אליכם הזמנה מארגון מקצועי בינ"ל המזמין אתכם להשתתף בכנס בחו"ל. מניסיון העבר אתם כבר מכירים מנסיון או מנסיונם של אחרים את היתרונות הזדמנויות פוטנציאליות הטמונות בהשתתפות בכנס בסוג זה. זוהי הזדמנות מצוינת בה ההנהלה הבכירה, אנשי שיווק, פיתוח עסקי וטכנולוגיה עסוקים במיוחד בהכנות קדחתניות לקראת לימוד האירועים שייתכן וישפיעו על תכנון התקציב והיעדים העסקיים לשנה הקרובה.
בדרך כלל, לכל תחום מקצועי יש זמן הידוע מראש שבהם מתקיימים מפגשים מסוגים שונים. במהלך השנים, בתקופה של לפני התפשטות וירוס קורונה, התקיימו אירועים שונים (בדרך כלל בחו"ל) למטרת כנסים מקצועיים, השתלמויות, השתתפות בתערוכות, כנסים של איגודים מקצועיים ופגישות עם לקוחות. היה צורך למצוא פתרונות כיצד אנשי מקצוע יוכלו לשמור על הקשרים הכל נחוצים בעולם העסקים וכך נולדו ה"כנסים וירטואליים" – שאמנם היוו פתרון זמני הוכיחו עצמם כפלטפורמה יעילה להעברת מידעים חשובים או לשיחות פנים אל פנים בין אנשי מקצוע בעלי היכרות קודמת. אך אחרי שנתיים של מפגשים מסוג זה, אין ספק לפיתוח ותחזוק קשרים בעלי פוטנציאל לטווח ארוך, עדיפה הפגישה האישית.
כנס מקצועי יכול להוות הזדמנות מנהלי החברה ועובדיה להכיר את המשפיענים המרכזיים בתעשייה, לשמוע על הטכנולוגיות החדשות המתפתחות והפוטנציאל שלהם, לקבל תחזיות כלכליות עתידיות לשוק, לפתח קשרים עסקיים חדשים ובכך להיות חלק מקהילת הנטוורקינג של אנשי מקצוע. במפגשים אלו, ניתן לגלות כיצד החברה שלכם משתלבת בתעשייה, ללמוד את הפוטנציאל המצויי בשווקים השונים ובעיקר – להכיר את התחרות.
חשוב להבין שבפלטפורמה זו כזו יכולה להיות אירוע עם השלכות מצויינות ומרחיקות לכת לעסק. לחילופין, היא יכולה להתגלות כבזבוז זמן ומשאבים – אם אינכם מכינים את עצמכם כהלכה. אם החלטתם להשתתף, מומלץ לעשות "שיעורי בית".
מכיוון שבדרך כלל המפגשים הללו מתוכננים מראש ומתקיימים במועדים קבועיים, ניתן לתכנן מראש ולבצע את ההכנות המוקדמות הנדרשות כגון: הכנת רשימה של היעדים והמטרות החשובות, קבלת סדר יום ורשימת משתתפים סופית אשר מאפשרת איסוף חומר רקע רלוונטי. זמן זה מוקדש גם לקביעת פגישות מראש ולבצע ולתכנן פגישות "נטוורקינג" אקראיות.
כדי למצות את כל היתרונות של המפגשים האלו, הכנו לכם מספר נקודות עיקריות בהם יש למקד בהם את המאמצים:
הגדירו יעדים מדידים
לפני שאתם יוצאים לכנס, כדאי שיהיה לכם מושג ברור מה אתם מקווים להרוויח ממנו. התחילו בכך שתשאלו את עצמכם מה מטרת הכנס? האם המטרה היא יצירת קשרים חדשים? גילויי אסטרטגיות חדשות? איסוף מודיעין עסקי על התחרות או על הענף? האם ישנם יעדים מציאותיים הניתנים למדידה?
למשל, היעד יכול להיות איסוף של לפחות 5 שמות אנשי קשר חדשים המשתתפים בכנס ועוסקים בתחום מקביל לשלכם. לחילופין ניתן בזמן לקבוע פגישה מוקדמת עם נציגי חברה שאתם מעוניינים ליצור איתה קשר עסקי.
ביצוע מחקר עומק
אחרי פרסום רשימת המשתתפים והדוברים הרשמית תערכו מחקר מקיף של החברות המשתתפות ובעיקר אסטרטגיות שלהן בתחומי הייצור, שיווק, לוגיסטיקה. האם עברו החברות שינויים מבניים, צמצומים או הרחבה? האם ישנן תביעות או סוגיות משפטיות? הבדילו בין המתחרים לשותפים פוטנציאליים. שימו לב לנוכחות הדיגיטלית ואסטרטגיות פרסום שלהן. שאלו את עצמכם: לאילו כיוונים הולכת החברה והאם זה שונה מבעבר? האם השיגו לקוחות חדשים או שינו פוקוס לקהל יעד חדש?
הכינו נקודות שיחה ממוקדות
הכינו שתי גרסאות של מצגת מפורטת ועדכנית על החברה שאותה אתם מייצגים או עליכם המכילה פרטים רבים ככל הניתן. הגרסה הראשונה תהיה עבור פגישה עם לקוח פוטנציאלי או ספק והשנייה פגישה עם מתחרה. הגרסאות כמובן יכילו מידע שונה – ושימו לב למידע רגיש שאינכם רוצים שיפורסם. הכינו גם רשימת שאלות מוכנות מראש המכילות את סוג המידע שאתם מבקשים לקבל כמו גודל החברה, שווקים, סניפים, שיטות שינוע ולוגיסטיקה וכו'.
מעקב שוטף
לאחר הכנס, דאגו לבצע מעקב אחר כל מה שהצלחתם לבצע במהלכה. יצרו עמם קשר, דאגו להדגיש כמה הפגישה היתה נעימה ומוצלחת, הזכר להם נקודות עיקריות והחשוב מכל, סיים עם הצעת פעולה. האם קביעת שיחה או פגישה נוספת? הזמנה לביקור במפעל או משרד. דאגו לבנות מערכת יחסים אשר יכולה להוכיח את עצמה כרווחית ביותר.
הכנת סיכום עבורכם ועבור בעלי תפקיד אחרים בחברה
לאחר החזרה מהכנס, דאגו לרשום את כל ההתרשמויות שהיו לכם במהלכה. כדאי לכתוב סיכום על הנעשה בענף, לציין את אנשי הקשר החשובים, חדשות שאספתם על החברות הגדולות ובעיקר תחזית ונקודות לפעולות בעתיד.
לסיכום, כנס מקצועי יכול להיות כלי חשוב לקידום ופיתוח העסק. נצלו את הכלים העומדים לרשותכם ואנשי מקצוע מהימנים כדי לאתר את המידע באופן המדויק והמעודכן ביותר בהיערכות, ובדקו שמקור המידע שלכם הוא אכין אמין ומקיף.
נשמח לעמוד לרשותכם ביכולות ייחודיות הבאות :
1. מידע שיווקי : איתור משתתפים בכנסים בעבר וניבוי מי עלול להיות בכנס השנה בכדי לתכנן מראש התקשרות עסקית עם ספק או לקוח פוטנציאלי (למשל גוף רכש ממשלתי)
2. מידע מודיעיני : סיוע לאיש השיווק והמכירות של החברה להתכונן לכנס בבניית תיק מודיעין – קרי חיזוק הבקיאות במגמות האחרונות ונושאים דרכם יוכל ביתר קלות לשבור את הקרח עם הלקוחות ולהראות ידע ורושם של היכרות מעמיקה עם פעילות מי שבאים איתו במגע.
3. מידע טקטי : להכיר באיזה כנסים בינלאומיים כדאי לכם להיות ומתי והכי חשוב על מה לוותר (בודקים איפה צפויים להיות החברות\לקוחות המתאימים עבורכם במיוחד) .
4. מידע מסחרי: להבין באילו כנסים כדאי להיות נוכחים בשביל להציב בהם דוכן כדי להיפגש שם ולאסוף משם לקוחות או לחשוף את המוצרים שלכם.
5. מידע נקודתי : נפרוס לכם איפה כדאי לכם להיות כאיש שיווק ופיתוח עסקי בתחומכם בעולם.
לפרטים נוספים בנושא הנכם מוזמנים לפנות אל חברתנו בטלפון 072-3972012.
מאמר מאת: דינה מהרשק
