החלק הארי בעבודתם של מידענים מקצועיים הוא כמובן המחקר, החולש על פני מקורות רבים בדגש על המדיה הדיגיטלית. בתוך כך, המידענים עשויים להיעזר בכלים רבים, במגוון מקורות מידע ובשיטות מתקדמות לאנליזה של הנתונים, כך שיאפשר לתת מענה לשאלות המחקר ולמטרות הלקוח. יחד עם זאת, חשוב לזכור שמה שמעניין באמת את הלקוח הוא היכולת להפיק מסקנות ותובנות, לקבל החלטות ולבצע צעדים מעשיים. לשם כך, הוא חייב לקבל לידיו את הדו"ח העסקי כאשר הוא ברור, מובן ונוח לקריאה ושימוש.
למען האמת, גם מידען שעושה את עבודת המחקר בצורה נאמנה, ואפילו מעולה, חוטא למלאכתו אם אינו כותב בסופו של דבר דו"ח יעיל עבור הלקוח. הדבר דומה לכוח חלוץ היוצא למפות אזור גיאוגראפי מסוים, עובר מסע ארוך ולומד להכיר את פרטי הפרטים של האזור, עד לרמת העץ והבית, אבל בסופו של דבר מוציא תחת ידיו מפה קשה לקריאה ומבלבלת. אכן, הדו"ח העסקי הוא הפסגה של תהליך המחקר שבוצע, ועליו להציג את העובדות באופן מדויק שמוביל את הקורא לפעולה ומסייע לו לעשותה.
הבעיה היא שחלק מהמידענים הם אמנם אשפים בתחומם, ויודעים לבצע עבודת מחקר נהדרת, אך כשהדברים מגיעים לכתיבה הרמה יורדת. לדוגמא, יש המגישים דוחות שבמקום להשיב בצורה ברורה על השאלות, דווקא מייצרים שאלות חדשות, יש כאלו שהלקוחות הולכים בהם לאיבוד בסבך הנתונים, ויש כאלו שפשוט אינם כתובים בצורה מספיק מעניינת ששומרת על רמת ערנות גבוהה. חבל שכך, שכן דוחות כאלו פוגמים בהערכת הלקוח כלפי הממצאים, כלפי העבודה שנעשתה וכלפי המידען או החברה שמעסיקה אותו, וממילא גם פוגמים ביכולתו להפיק את המיטב מהשירות שקיבל.
אז איך משפרים את כתיבת הדוחות?
ישנם לא מעט טיפים שאפשר לתת למידענים המעוניינים לשפר את דרך הצגת הדוחות שלהם. מכיוון שבמאמר אחד לא נוכל לסקור את כולם, נביא מספר המלצות חשובות במיוחד. ראשית, ממש לא כדאי לדחות את הכנת הדו"ח העסקי עד לרגע האחרון, אלא להתחיל לעבוד עליו ולפתח את הטיוטות תוך כדי עבודת המחקר. אין זה נדיר שמידענים נופלים אל הבור הזה של הדד ליין, ובזמן הקצר שנותר עד להגשה מנסים לייצר דוח בחיפזון. כדי להימנע מכך, יש לזכור שכתיבת הדוח מצריכה זמן לא מבוטל, ולהתחיל ליצור מבעוד מועד תבניות ראשוניות באותו הסגנון, עם קווים מנחים לטיפול במידע, בעדכונים ובטיוטות.
טיפ חשוב נוסף הוא להיכנס לראש של הלקוח. במהלך ההיכרות ואפיון הצרכים יש להבין היטב לא רק את המטרות ושאלות המחקר, ולא רק מה מעניין את הלקוח, אלא כיצד הוא יעדיף לקבל את הממצאים. למשל, האם הוא מאלו המעדיפים גרפים או טקסטים כתובים, האם ישנו פורמט מסוים החביב עליו, האם הוא מצפה למגילות או לשני עמודים תמציתיים? ההבנה הזו תאפשר למידען לקלוע למטרה ברמת דרך ההגשה שתהיה מועילה ללקוח ותענה על ציפיותיו.
עוד חשוב לזכור שמה שברור לאחד לא ברור לאחר. המידען ביצע תהליך בן מספר ימים או שבועות, צלל לעומק הנתונים, והדברים מן הסתם ברורים ומובנים לו. אבל הלקוח לא עבר את אותה הדרך, ולכן גם אם הוא בקיא מאוד בתחום פעילותו ייתכן שלא יצליח למלא פערים או להבין כיצד עלתה מסקנה כזו או אחרת. על כן, יש להיכנס לראש של הלקוח גם מהבחינה הזו ולחשוב אילו שאלות יהיו לו, כיצד לתת להן מענה, ואיך להציג את הדברים באופן הברור ביותר.
הבהירות ניכרת גם בשימוש נכון בגרפיקה ובטקסטים. בעיקרון, כדאי לתת עדיפות לתכנים חזותיים כגון תרשימים וגרפים שנותנים הבנה אינטואיטיבית ומהירה יותר של מגמות, וחיבור בין פיסות מידע. את הטקסטים עדיף להשאיר קצרים ובכל מקרה לדאוג לריווח נאות בין התכנים על מנת שלא ליצור עומס. ובתוך כך, תמיד כדאי לשמור בראש את השאיפה ליצור דוח מעניין, במקום דוח יבש שמרדים את הקורא. אפשר להתייחס לדוח כאל "סיפור" שהמידען עומד לספר, כך שיהיה מחולק לחלקים בצורה הגיונית, שיביא בכל שלב את הפרטים המתבקשים, ויוביל את הקורא בעניין אל המסקנות וההמלצות.
לפרטים נוספים בנושא הנכם מוזמנים לפנות אל חברתנו בטלפון 072-3972012.
